Quando si usa
Per aprire i colloqui individuali o generali con le famiglie, comunicarne calendario e modalità di prenotazione, disciplinare i colloqui a distanza. È una comunicazione di servizio che poggia su una decisione non del dirigente ma degli organi collegiali.
Base normativa
- Art. 44, c. 2, lett. c) ccnl-istruzione-ricerca-2019-2021 — i rapporti individuali con le famiglie rientrano fra gli adempimenti individuali dovuti dal docente.
- Art. 44, c. 3, lett. a) ccnl-istruzione-ricerca-2019-2021 — l’informazione alle famiglie sui risultati degli scrutini rientra nelle attività collegiali, entro il tetto delle 40 ore annue.
- Art. 44, c. 5 ccnl-istruzione-ricerca-2019-2021 — il Consiglio di istituto, sulla base delle proposte del Collegio dei docenti, definisce modalità e criteri dei rapporti con famiglie e studenti, assicurando la concreta accessibilità al servizio.
- Art. 1, c. 5 dlgs-62-2017 — le istituzioni scolastiche adottano modalità di comunicazione efficaci e trasparenti sulla valutazione del percorso scolastico.
- Artt. 5 e 6 gdpr-regolamento-ue-2016-679 — riservatezza del colloquio e dei dati trattati.
Chi decide, chi firma, chi riceve
Modalità e criteri sono deliberati dal Consiglio di istituto su proposta del Collegio; il dirigente organizza e comunica. La circolare cita entrambe le delibere. Destinatari: famiglie e docenti.
Contenuto obbligato
| Elemento | Base normativa | Vincolo |
|---|---|---|
| Delibere di Collegio e Consiglio di istituto | art. 44, c. 5 ccnl-istruzione-ricerca-2019-2021 | obbligatorio |
| Periodo, fasce orarie, durata del colloquio | — | obbligatorio |
| Modalità di prenotazione e canale (registro elettronico, piattaforma) | art. 1, c. 5 dlgs-62-2017 | obbligatorio |
| Modalità alternative per chi non ha accesso digitale | art. 44, c. 5 («concreta accessibilità») ccnl-istruzione-ricerca-2019-2021 | obbligatorio |
| Avvertenza sulla riservatezza del colloquio | artt. 5-6 gdpr-regolamento-ue-2016-679 | obbligatorio |
| Chi esercita la responsabilità genitoriale è legittimato al colloquio | codice-civile, artt. 316 e 337-ter | obbligatorio nelle situazioni di affidamento |
Termini
Nessun termine di legge. Il calendario discende dal piano annuale delle attività deliberato dal Collegio; la comunicazione precede l’apertura delle prenotazioni con un margine che consenta a tutti di prenotare.
Pubblicazione e conservazione
Registro elettronico e sito. Le prenotazioni e i registri dei colloqui contengono dati personali: restano nel sistema, non si pubblicano.
Limiti e dati personali
Il colloquio è riservato: non si tiene in presenza di altri genitori, non si delegano comunicazioni a terzi, non si comunicano valutazioni per telefono a chi non sia identificato. Nelle situazioni di separazione, il diritto all’informazione spetta a entrambi i genitori che esercitano la responsabilità genitoriale, salvo provvedimento del giudice: la circolare lo ricorda e invita a depositare in segreteria i provvedimenti che limitano tale esercizio.
Modello
Oggetto: Colloqui con le famiglie - {{PERIODO}}
Alle famiglie degli studenti
Ai docenti
{{SEDE_O_PLESSI}}
In attuazione della delibera del Collegio dei docenti n. {{DELIBERA_COLLEGIO}} e della
delibera del Consiglio di istituto n. {{DELIBERA_CONSIGLIO}}, dal {{DATA_INIZIO}} al
{{DATA_FINE}} si svolgono i colloqui {{TIPO_COLLOQUIO}} con le famiglie.
Modalita'
- Giorni e fasce orarie: {{CALENDARIO}}
- Durata del singolo colloquio: {{DURATA}}
- Modalita' di svolgimento: {{IN_PRESENZA_O_A_DISTANZA}}
- Prenotazione: {{CANALE_PRENOTAZIONE}}, dal {{APERTURA_PRENOTAZIONI}}
- Per chi non dispone di accesso digitale: {{CANALE_ALTERNATIVO}}
Avvertenze
Il colloquio e' riservato e si svolge con chi esercita la responsabilita' genitoriale.
Chi sia destinatario di provvedimenti dell'autorita' giudiziaria che incidono
sull'esercizio della responsabilita' genitoriale e' invitato a depositarne copia in segreteria.
Il Dirigente scolastico
{{FIRMA_DIGITALE}}Campi da compilare
| Segnaposto | Cosa scrivere | Obbligatorio |
|---|---|---|
{{PERIODO}}, {{DATA_INIZIO}}, {{DATA_FINE}} | arco temporale dei colloqui | sì |
{{DELIBERA_COLLEGIO}}, {{DELIBERA_CONSIGLIO}} | numero e data delle delibere | sì |
{{TIPO_COLLOQUIO}} | individuali settimanali, generali, di fine periodo | sì |
{{CALENDARIO}}, {{DURATA}} | giorni, fasce, minuti per colloquio | sì |
{{IN_PRESENZA_O_A_DISTANZA}} | modalità e, se a distanza, piattaforma istituzionale | sì |
{{CANALE_PRENOTAZIONE}}, {{APERTURA_PRENOTAZIONI}} | dove e da quando si prenota | sì |
{{CANALE_ALTERNATIVO}} | segreteria, telefono, sportello: serve a rendere effettiva l’accessibilità | sì |
{{SEDE_O_PLESSI}} | sedi o plessi interessati; «tutte le sedi» se generale | sì |
{{FIRMA_DIGITALE}} | firma digitale del dirigente: il documento informatico non porta firme scansionate | sì |
Errori ricorrenti
- Calendario dei colloqui deciso dal dirigente senza le delibere degli organi.
- Unico canale digitale di prenotazione, che esclude le famiglie senza accesso: viola l’accessibilità concreta imposta dall’art. 44, c. 5 del CCNL.
- Colloqui collettivi in cui si parla del singolo alunno davanti ad altri genitori.
- Comunicazione della valutazione a un genitore non identificato.
Uso concorsuale
Traccia. Un genitore separato, non collocatario, lamenta di non ricevere le comunicazioni scolastiche sul figlio e chiede un colloquio con i docenti. La scuola ha finora comunicato solo con il genitore collocatario. Il candidato indichi come deve comportarsi il dirigente.
Che cosa deve emergere. La distinzione fra collocamento e responsabilità genitoriale: le decisioni di maggiore interesse e il diritto all’informazione spettano a entrambi i genitori salvo diversa statuizione del giudice (codice-civile, artt. 316 e 337-ter); il dovere della scuola di assicurare a entrambi accesso alle comunicazioni e ai colloqui; l’acquisizione agli atti dei provvedimenti giudiziari; il ruolo dell’art. 44, c. 5 ccnl-istruzione-ricerca-2019-2021 e dell’art. 1, c. 5 dlgs-62-2017; la doppia utenza sul registro elettronico e i profili privacy.
Errori che pesano. Chiedere al genitore istante l’autorizzazione dell’altro; negare l’informazione in assenza di un provvedimento che la limiti; riferire al genitore notizie sull’altro genitore.
Collegamenti
circolare-di-istituto · trasparenza-e-privacy · patto-corresponsabilita · consiglio-istituto · collegio-docenti
Fonti
ccnl-istruzione-ricerca-2019-2021 · dlgs-62-2017 · gdpr-regolamento-ue-2016-679 · codice-civile