Quando si usa
Quando una circolare già pubblicata contiene un errore, va integrata o va privata di effetti. Non si riscrive il file e non si sostituisce il documento: la versione già notificata ha prodotto affidamento nei destinatari e resta nella storia dell’atto. Si emette un atto nuovo che dichiara che cosa cambia.
Base normativa
- Art. 21-nonies legge-241-1990 — annullamento d’ufficio del provvedimento illegittimo, entro un termine ragionevole, tenuto conto degli interessi dei destinatari e dei controinteressati; autotutela.
- Art. 21-quinquies legge-241-1990 — revoca per sopravvenuti motivi di pubblico interesse o mutamento della situazione di fatto.
- Art. 3 legge-241-1990 — obbligo di motivazione: la rettifica dice perché si rettifica.
- Art. 53 dpr-445-2000 — la registrazione di protocollo è non modificabile: da qui la regola che impone un atto nuovo anziché la correzione del precedente.
- dlgs-82-2005 — immodificabilità e conservazione del documento informatico.
- Art. 25, c. 2 dlgs-165-2001 — potere organizzativo del dirigente, che include quello di modificare le proprie disposizioni organizzative.
Chi decide, chi firma, chi riceve
Il dirigente, con lo stesso grado di formalità dell’atto rettificato e agli stessi destinatari: una rettifica che non raggiunge tutti i destinatari dell’originale lascia in circolo due versioni. Se l’atto rettificato dava esecuzione a una delibera, e l’errore è nella delibera, occorre tornare all’organo.
Contenuto obbligato
| Elemento | Base normativa | Vincolo |
|---|---|---|
| Estremi dell’atto rettificato: numero, data, protocollo, oggetto | art. 53 dpr-445-2000 | obbligatorio |
| Che cosa esattamente cambia: il testo prima e il testo dopo | art. 3 legge-241-1990 | obbligatorio |
| Che cosa resta invariato | — | obbligatorio |
| Motivo della rettifica | art. 3 legge-241-1990 | obbligatorio |
| Decorrenza degli effetti della modifica | art. 21-quinquies legge-241-1990 | obbligatorio |
| Tutela di chi ha già adempiuto sulla base della versione precedente | art. 21-nonies (affidamento) | obbligatorio quando l’adempimento è già avvenuto |
| Qualificazione dell’atto: rettifica, integrazione, revoca, annullamento | artt. 21-quinquies e 21-nonies | obbligatorio |
Termini
La rettifica è tempestiva per definizione: il tempo che passa fra l’errore e la correzione è il tempo in cui i destinatari agiscono sulla versione sbagliata. Per l’annullamento d’ufficio il termine è quello ragionevole dell’art. 21-nonies, e l’affidamento consolidato ne è il limite.
Pubblicazione e conservazione
Stesso canale e stessi destinatari dell’atto rettificato; la circolare originaria resta pubblicata, con l’indicazione che è stata rettificata dall’atto successivo e il rimando. Entrambe le versioni restano nel protocollo e in conservazione.
Limiti e dati personali
Se la rettifica serve a rimuovere dati personali diffusi per errore, occorre agire su due piani: la rimozione tecnica del contenuto e la valutazione della violazione di dati personali ai sensi degli artt. 33 e 34 del gdpr-regolamento-ue-2016-679, con le tempistiche di notifica al garante-privacy e l’eventuale comunicazione agli interessati (gestione-data-breach). La circolare di rettifica non menziona i dati che si stanno rimuovendo.
Modello
Oggetto: Rettifica della circolare n. {{NUMERO_ORIGINALE}} del {{DATA_ORIGINALE}} -
{{OGGETTO_ORIGINALE}}
{{STESSI_DESTINATARI_ORIGINALE}}
Con la circolare in oggetto, prot. n. {{PROTOCOLLO_ORIGINALE}}, era stato comunicato
{{CONTENUTO_ORIGINALE_SINTESI}}.
Per {{MOTIVO_RETTIFICA}} si dispone quanto segue.
Che cosa cambia
- Dove era scritto: "{{TESTO_PRIMA}}"
- Si legge: "{{TESTO_DOPO}}"
Che cosa resta invariato
{{PARTI_INVARIATE}}
Decorrenza
La presente rettifica ha effetto dal {{DECORRENZA}}.
{{TUTELA_CHI_HA_ADEMPIUTO}}
La circolare n. {{NUMERO_ORIGINALE}} resta pubblicata con l'annotazione della presente
rettifica. Si invitano i destinatari a fare riferimento esclusivamente al testo come sopra
modificato.
Il Dirigente scolastico
{{FIRMA_DIGITALE}}Campi da compilare
| Segnaposto | Cosa scrivere | Obbligatorio |
|---|---|---|
{{NUMERO_ORIGINALE}}, {{DATA_ORIGINALE}}, {{PROTOCOLLO_ORIGINALE}}, {{OGGETTO_ORIGINALE}} | estremi completi dell’atto rettificato | sì |
{{STESSI_DESTINATARI_ORIGINALE}} | gli stessi destinatari dell’originale, senza eccezioni | sì |
{{CONTENUTO_ORIGINALE_SINTESI}} | sintesi di ciò che era stato comunicato | sì |
{{MOTIVO_RETTIFICA}} | errore materiale, sopravvenienza, illegittimità rilevata | sì |
{{TESTO_PRIMA}}, {{TESTO_DOPO}} | citazione letterale del testo modificato | sì |
{{PARTI_INVARIATE}} | ciò che resta valido: evita la seconda ondata di dubbi | sì |
{{DECORRENZA}} | data di efficacia della modifica | sì |
{{TUTELA_CHI_HA_ADEMPIUTO}} | come sono trattati gli adempimenti già compiuti sulla versione precedente | sì se ve ne sono |
{{FIRMA_DIGITALE}} | firma digitale del dirigente: il documento informatico non porta firme scansionate | sì |
Errori ricorrenti
- Sostituire il file pubblicato e lasciare lo stesso numero: chi ha letto la prima versione non se ne accorge e non c’è traccia del cambiamento.
- Rettificare senza dire perché.
- Rettifica inviata a una platea più ristretta dell’originale.
- Non dire che cosa resta invariato.
- Usare la rettifica per revocare con effetto retroattivo un vantaggio già acquisito, senza considerare l’affidamento.
- Chiamare «rettifica» ciò che è un annullamento d’ufficio di un atto illegittimo, saltando la motivazione rafforzata dell’art. 21-nonies.
Uso concorsuale
Traccia. Una circolare ha comunicato per errore un termine di iscrizione a un’attività più ampio di quello deliberato. Alcune famiglie hanno già presentato domanda entro il termine errato. Il dirigente intende correggere. Il candidato indichi come deve procedere.
Che cosa deve emergere. La qualificazione dell’atto e la differenza fra rettifica di errore materiale, revoca ex art. 21-quinquies e annullamento d’ufficio ex art. 21-nonies della legge-241-1990; il legittimo affidamento di chi ha agito sulla base della comunicazione dell’amministrazione e il conseguente divieto di penalizzarlo; la motivazione e la decorrenza non retroattiva; la parità di trattamento fra chi ha e chi non ha fatto in tempo, che di regola impone di tenere ferme le domande presentate e semmai di riaprire il termine per tutti; l’immodificabilità del protocollo e la tracciabilità delle versioni.
Errori che pesano. Annullare le domande già presentate; correggere il documento in silenzio; riaprire il termine solo per alcuni.
Collegamenti
circolare-di-istituto · autotutela · procedimento-amministrativo · protocollo-informatico · gestione-data-breach
Fonti
legge-241-1990 · dpr-445-2000 · dlgs-82-2005 · gdpr-regolamento-ue-2016-679